How to Set Up a Sheet

Smartsheet
17 Dec 201803:37

Summary

TLDR本视频教程详细介绍了如何在Smartsheet中设置一个新表格。首先,使用“创建新建”按钮来创建一个新表格,可以选择从零开始、使用可定制模板或从其他应用导入数据。接着,我们将自定义列,包括命名主列“任务名称”并为其分配文本或数字类型,设置“分配给”列以联系人列表形式管理任务分配,创建“截止日期”和“状态”列并赋予它们日期和下拉列表属性,最后添加一个使用符号表示任务健康状况的“健康”列。视频还涵盖了如何调整列的大小和顺序、管理行、附加文件和评论、以及如何分享表格给团队成员。此外,介绍了Smartsheet的多种视图方式,包括网格视图、日历视图、卡片视图和甘特图视图,以优化工作流程和增强项目管理的效率。

Takeaways

  • 📝 创建新的Smartsheet表格可以通过点击创建新按钮,从头开始,使用可定制模板或从其他应用程序导入数据。
  • 🔧 自定义列是表格功能的重要驱动因素,可以具有不同的属性,如文本或数字基础列。
  • 🏷 主列是包含每行关键信息的文本或数字基础列,可以通过重命名列来设置。
  • 📋 为列设置属性,如联系人列表属性,可以简化任务分配和与团队成员的信息共享。
  • 📅 为列设置日期属性,如到期日列,便于创建自动提醒和在日历上查看日期。
  • 🔽 创建状态列并使用下拉列表属性,简化数据输入,适用于卡片视图。
  • 🌟 健康列使用符号属性,通过红黄绿球来表示任务的状态。
  • 🔄 可以重新排列或调整列的大小,删除不必要的列,以优化表格布局。
  • 📊 行支持列功能,用于保持信息的上下文,可以添加附件、评论和标记团队成员。
  • 🔐 通过共享按钮与团队成员共享表格,设置他们的权限级别,并可附加简短消息。
  • 📈 Smartsheet提供多种查看方式,如网格视图、日历视图、卡片视图和甘特图视图,以适应不同的工作需求。

Q & A

  • 如何在Smartsheet中创建一个新表格?

    -在Smartsheet中创建一个新表格,可以使用“创建新的”按钮,从零开始构建、从可定制模板开始或从另一个应用程序导入数据。

  • 什么是Smartsheet中的主列?

    -主列是一个基于文本或数字的列,包含了表格中每一行的关键信息。

  • 如何重命名Smartsheet中的列?

    -可以通过双击列标题或从列下拉菜单中选择“重命名列”来重命名Smartsheet中的列。

  • 如何给Smartsheet中的任务分配负责人?

    -可以创建一个名为“分配给”的列,并给它设置“联系人列表”属性,这样就能轻松分配任务并与团队成员共享信息。如果已经将团队成员的联系方式导入到Smartsheet中,输入时会自动填充姓名。

  • 在Smartsheet中设置截止日期有什么作用?

    -给一个列设置“日期”属性并选择每个任务的截止日期,可以轻松创建团队成员的自动提醒,并在日历上查看你表格中的日期。

  • 状态列在Smartsheet中如何设置?

    -创建一个状态列,给它设置“下拉列表”属性,并输入列表值。下拉列表简化了数据输入,特别是在使用卡片视图时非常方便。

  • 健康列在Smartsheet中是如何表示的?

    -创建一个健康列,使用“符号”属性,并选择红色、黄色、绿色的球来显示每个任务的健康状况。

  • 如何在Smartsheet中分享你的表格?

    -点击“分享”按钮,输入你想分享的人的名字并设置他们的权限等级。如果需要,可以包含一条简短的信息,然后点击“分享表格”。每个接收者都会收到一封邀请他们查看表格的邮件。

  • Smartsheet中有哪些不同的视图方式?

    -Smartsheet提供了多种查看工作的方式,包括网格视图、日历视图、卡片视图和甘特图视图。

  • 卡片视图在Smartsheet中是如何组织的?

    -在卡片视图中,不同的列称为“通道”,对应于你的下拉列表中的选项。本例中,卡片按状态组织:进行中、有风险、完成和延期。你可以重新排列卡片并添加卡片,每添加的卡片都会成为表格中的一行。

Outlines

00:00

📋 创建Smartsheet工作表

本段介绍了如何在Smartsheet中创建一个新的工作表。首先,使用“创建新”按钮从头开始构建工作表,或从可定制的模板开始,也可以从其他应用程序导入数据。接着,我们将创建一个新的工作表并为其命名。然后,我们将自定义列,列在工作表中具有重要的功能,并且可以具有不同的属性。首先,我们创建了一个名为“任务名称”的主要列,这是基于文本或数字的列,包含有关工作表中每行的关键信息。我们还创建了其他列,如“分配给”、“截止日期”和“状态”,并为它们分配了相应的属性,如联系人列表、日期和下拉列表。此外,我们还创建了一个带有符号属性的“健康”列,用红、黄、绿球来表示每个任务的状态。在创建列之后,可以重新排列或调整它们的大小,并删除不必要的列。接下来,我们讨论了行的作用,行支持列的功能,并可用于保持信息的上下文。我们可以在任何行附加文件、添加评论和标记团队成员。通过拖放移动行,或使用工具栏或行下拉菜单插入行。为了帮助组织项目,我们将相关任务分组,并使用缩进按钮。此外,我们还可以折叠行以获得概览或展开以查看详细信息。最后,我们讨论了如何通过点击“分享”按钮并与团队成员共享工作表,设置他们的权限级别,并包括必要的信息。每个收件人将收到一封电子邮件邀请他们查看工作表。我们设置了网格视图,但Smartsheet提供了多种查看工作表的方式,包括日历视图和卡片视图。在卡片视图中,不同的列称为通道,对应于下拉列表中的选项。在本例中,卡片按状态组织:进行中、有风险、完成和推迟。我们可以重新排列卡片并添加新卡片,每个添加的卡片都会成为工作表中的一行。此外,我们还可以将工作表视为甘特图时间线,因为我们创建的工作表有截止日期,我们将添加开始日期以便使用甘特视图。

Mindmap

推迟
完成
风险
进行中
选择红黄绿球表示任务状态
符号属性
输入状态值
下拉列表属性
选择任务到期日期
日期属性
自动填充团队成员名称
联系人列表属性
每张卡片代表一个工作表行
卡片按状态组织
查看详细信息
获取概览
使用行菜单
使用工具栏
使用拖放
健康(Health)
状态(Status)
到期日期(Due Date)
分配给(Assigned To)
任务名称(Task Name)
使用Rename Column菜单项
双击列标题重命名
包含每行关键信息
文本或数字基础列
从其他应用程序导入数据
从可定制模板开始
从零开始
添加开始日期
查看甘特图
添加和移动卡片
列对应下拉列表选项
更视觉化的工作环境
查看带有日期的任务
接收邀请邮件
点击Share Sheet
附加简短消息
设置权限级别
输入分享对象的姓名
折叠和展开行
点击缩进按钮
选择相关任务行
插入行
移动行
标记团队成员
附加文件和评论
保持信息上下文
支持列功能
删除不必要的列
调整列大小
调整列顺序
列的类型和属性
列的命名
主列
列的属性
命名工作表
使用Create New按钮
Gantt View
Card View
Calendar View
Grid View
点击Share按钮
任务分组
行的功能
列的操作
列的重要性
新建工作表
工作表视图
共享工作表
行的使用
自定义列
创建工作表
Smartsheet工作表设置指南
Alert

Keywords

💡创建新按钮

在Smartsheet中,'创建新按钮'是用户可以用来开始新建一个表格的界面元素。用户可以选择从头开始创建一个新表格、使用可定制的模板开始,或从其他应用程序导入数据。这个功能是Smartsheet提供的灵活性和用户友好性的体现,允许用户根据自己的需求和偏好选择最合适的方式来开始他们的项目。

💡主列

在Smartsheet中,'主列'是表格中的第一列,用于包含每一行的关键信息。这可以是基于文本或数字的列,对于组织和理解表格内容至关重要。例如,在视频脚本中,主列被命名为'任务名称',这表明了每一行将代表一个特定的任务。这是Smartsheet中设计表格时的一个基本而重要的步骤,帮助用户快速识别各行数据的主要内容。

💡列属性

在Smartsheet中,每一列都可以有不同的'列属性',这决定了列的数据类型和如何与该列的数据交互。列属性包括文本、数字、日期、下拉列表等。视频脚本中提到了为'指派给'列设置联系人列表属性,这样就可以轻松地分配任务并与团队成员共享信息。列属性是Smartsheet中的一个关键功能,它提供了数据管理的灵活性。

💡数据自动填充

在Smartsheet中,当列设置为特定属性,如联系人列表时,系统可以根据已输入的信息自动完成填充。这是指在输入开始几个字符后,系统会根据已导入的联系人信息提供自动完成的建议。这种功能减少了数据输入的工作量,并提高了数据录入的准确性和效率。

💡行功能

在Smartsheet中,'行'是表格的基本组成部分,与列一起支持数据的组织和展示。行可以用来保持信息的上下文关系,允许用户附加文件、添加评论和标记团队成员。行的操作包括拖放移动、插入新行等,这些功能提供了数据管理的灵活性和高效性。

💡分组相关任务

视频脚本中提到了一个重要的数据组织技巧:分组相关任务。这通过选择相关行并使用缩进功能来实现,允许用户将相关任务组织在一起。这种方法不仅使数据更加有序,也便于查看和管理相关的信息,如通过折叠和展开分组来查看任务的概览或详细信息。

💡分享按钮

在Smartsheet中,'分享按钮'允许用户与他人分享他们的表格。用户可以指定想要分享给的人员,并设置不同的权限级别。这一功能促进了团队协作和信息共享,是Smartsheet支持项目管理和团队工作的一个关键特性。

💡视图

Smartsheet提供了多种视图方式,如网格视图、日历视图、卡片视图和甘特图视图,使用户可以根据需要以不同的方式查看他们的工作。这些视图方式提供了数据呈现的灵活性,帮助用户从不同角度理解和管理他们的项目。例如,卡片视图允许用户根据状态将任务组织成卡片,而甘特图视图提供了时间线上的任务规划。

💡自动警报

在Smartsheet中,用户可以设置自动警报,以便在达到特定条件时通知团队成员。例如,可以为每个任务设置到期日期,并根据这些日期创建自动警报。这增加了项目管理的效率,确保关键的任务和截止日期不会被忽视。

💡符号属性

视频脚本中提到了为'健康'列设置符号属性,使用红、黄、绿色球体来表示每个任务的健康状态。这种视觉表示法简化了任务状态的理解和沟通,使项目管理更为直观和有效。符号属性是Smartsheet中用于提高数据可视化和交互性的一个示例。

Highlights

使用创建新按钮来建立一个新的表格,从头开始构建,从可定制模板开始或从其他应用程序导入数据。

创建新表格并为其命名。

自定义列,列是表格中重要的功能,并可以具有不同的属性。

主要列是包含每行关键信息的文本或数字基础列。

双击列标题重命名列,或者选择重命名列菜单项。

为分配给联系人属性的列命名,便于分配任务和与团队成员共享信息。

命名下一列为截止日期,并为其设置日期属性。

向表格添加日期,便于创建自动提醒并从日历查看日期。

创建状态列,为其设置下拉列表属性,并输入列表值。

创建健康列,使用符号属性,并选择红黄绿球来表示每个任务的状态。

创建列后,可以重新排列或调整列的大小。

使用附件和评论来丰富每一行的信息,并标记团队成员。

通过拖放移动行,或使用工具栏或行菜单项插入行。

为了帮助管理项目,将相关任务分组,并使用缩进按钮。

通过点击分享按钮并设置权限级别与团队成员共享表格。

Smartsheet提供多种查看工作的方式,如网格视图、日历视图和卡片视图。

在卡片视图中,不同的列称为通道,对应下拉选项中的选项,卡片按状态组织。

添加开始日期后,可以使用甘特图视图来查看带有截止日期的甘特图。

Transcripts

00:00

Let's look at how to set up a sheet in Smartsheet. Use the Create New button to

00:06

build a new sheet from scratch, start from a customizable template or import

00:11

data from another application. We'll create a new sheet and name it.

00:16

Next, we'll customise the columns. Columns drive important functionality in your

00:22

sheet and can have different properties. The first type of column we'll look at

00:26

is the primary column. The primary column is a text or number base column that

00:31

contains key information about each row in your sheet. We'll double-click on the

00:36

column header and name this column Task Name. We could also select Rename Column

00:44

from the column dropdown menu. We'll name this second column Assigned To and give

00:50

it Contact List properties to make it easy to assign tasks and share

00:54

information with team members. If you've already imported team member contacts

00:58

into Smartsheet, names will autofill as you start typing. We'll name the next

01:03

column Due Date, give it Date properties and select due dates for each task. From

01:08

the calendar, adding dates to your sheet makes it easy to create automatic alerts

01:13

for team members and view dates from your sheet on a calendar. Then we'll

01:18

create a Status column, give it Dropdown List properties, and enter the list

01:22

values. Dropdown lists simplify data entry and come in handy if you use Card

01:28

View. Finally, we'll make a Health column with Symbol properties and select red,

01:33

yellow, green balls to show the health of each task.

01:41

Now that you've created your columns, you can rearrange or resize them. Delete

01:49

unnecessary columns from the column dropdown menu. Now, let's look at rows. Rows

01:55

help support column functionality and can be used to keep information in

01:59

context. Attach files and add comments to any row and tag teammates.

02:08

Move rows using drag-and-drop. Insert rows from the toolbar or use the row

02:14

dropdown menu. For this project, it will be helpful to group related tasks, so

02:21

we'll select the rows below the row we want to use as the header and click the

02:25

indent button. Now you can collapse your rows for an overview or expand to view

02:31

details. To share your sheet with your team, click the Share button, enter the

02:36

names of the people you want to share with and set their permission levels.

02:40

Include a brief message if needed. Then click on Share Sheet. Each recipient will

02:46

get an email inviting them to view the sheet. We set up the sheet in Grid View

02:50

but Smartsheet offers multiple ways to view your work. Use Calendar View to

02:55

see tasks dates on a calendar. Or work more visually with Card View. In

03:00

Card View, different columns called lanes correspond to the options from your

03:04

dropdown list. In this case, the cards are organized by status: in progress, at

03:10

risk, complete and postponed. You can rearrange cards and add cards. Each card

03:16

you add becomes a row in your sheet. You can also view your sheet as a Gantt

03:20

timeline the sheet we created has due dates, and we'll add start dates so we can

03:25

use the Gantt View.

03:30

And that's how you set up a sheet in Smartsheet.

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